O planejamento é fundamental para todo e qualquer projeto, seja ele pessoal ou profissional. Quando temos um projeto, uma necessidade ou temos que atender uma série de requisitos, por mais complexo que possa parecer em um primeiro momento, programar-se é sempre o melhor caminho. No que se refere a área de laboratório não é diferente, o planejamento da qualidade é uma ferramenta crucial!

Estamos iniciando um novo ano então que tal iniciar planejando as atividades da qualidade?

O planejamento da qualidade é uma prática muito saudável para que os laboratórios tenham mapeadas todas as atividades que serão desenvolvidas durante o ano.

Desta forma é possível programar e prever recursos e pessoas que serão necessárias, sem que haja grandes surpresas ao decorrer do ano.

A ABNT NBR ISO/IEC 17025 conta com uma série de requisitos que devem ser cumpridos ao longo do ano, e para que o laboratório cumpra com todos eles o planejamento é fundamental.

O planejamento da qualidade é um requisito da ABNT NBR ISO/IEC 17025?

Não. Não há um requisito na ABNT NBR ISO/IEC 17025 que exija que o laboratório tenha registrado um planejamento da qualidade.

Porém, conforme mencionamos acima, o laboratório tem uma série de requisitos a serem atendidos e caso não haja um planejamento e um monitoramento deste planejamento, fatalmente algum requisito pode deixar de ser cumprido.

Muitos, ou podemos dizer que todos os requisitos que demandam de um planejamento envolvem diversas áreas da empresa. Dessa forma ao planejar e divulgar esse planejamento com os envolvidos, estes podem encaixar na sua rotina de atividades diárias.

O que deve conter no meu planejamento?

Comece o seu planejamento listando todas as atividades da qualidade que são realizadas para o atendimento dos requisitos da ABNT NBR ISO/IEC 17025, após listar todas essas atividades pense também em outras atividades que são realizadas, mas que não necessariamente são exclusivamente para o atendimento da ISO 17025.

Com tudo relacionado, defina quando essas atividades serão realizadas e por fim quais são os envolvidos e responsáveis. Desta forma todos os envolvidos terão conhecimento antecipadamente de quais compromissos ou reuniões deverão participar e poderão se programar para não faltar!

Inclua no seu planejamento atividades como:

• Imparcialidade

Considere em seu planejamento da qualidade a conscientização dos colaboradores sobre imparcialidade. Por exemplo: treinamentos, oficinas, brainstorming para identificação de riscos à imparcialidade e etc.

• Monitoramento da competência do pessoal

Em alguns laboratórios os gestores possuem equipes com muitos colaboradores, então ao planejar essa atividade considere um período adequado para que o gestor possa realizar o monitoramento de todos os seus colaboradores dentro do prazo.

• Treinamento de pessoal

A ABNT NBR ISO/IEC 17025 na sua versão de 2017 não exige mais que o laboratório tenha um programa de treinamentos. Porém, em algumas situações é possível que seja identificada a necessidade de algum treinamento específico após o monitoramento do desempenho dos colaboradores. Nestes casos é importante que esses treinamentos estejam no planejamento da qualidade. Pois é possível que seja necessário contratar provedores externos para ministrar tais treinamentos.

• Análise crítica do plano de calibração de equipamentos

Considere um período para esta análise. O responsável irá analisar cuidadosamente o plano de calibração verificando a necessidade de ajuste de forma a manter a confiança na situação de calibração.

• Monitoramento do desempenho e reavaliação de provedores externos

A depender do tamanho do laboratório, talvez seja necessário considerar um período para a realização desta atividade e não apenas um dia.

• Garantia da validade dos resultados

Ao realizar essa atividade os responsáveis irão definir quais serão as formas de monitoramentos internos e externos para garantia da validade dos resultados. Portanto, o responsável deve definir um período para essa atividade, analisando com cuidado os monitoramentos internos e estabelecendo os externos de acordo com os requisitos da NIT-DICLA-026.

• Análise crítica dos documentos do sistema de gestão

Essa também é uma atividade que convém que seja definido um período para ser realizada e não apenas um dia. Além disso, pode ser que haja mais de um envolvido nesta análise.

• Gestão de riscos

Considere para esta atividade a análise crítica da eficácia das ações para abordar riscos e oportunidades. Além disso é possível programar também reuniões e treinamentos com a equipe referente a identificação de riscos e oportunidades.

• Pesquisa de satisfação de clientes

De acordo com a ISO o laboratório deve procurar obter retroalimentação, tanto positiva quanto negativa, dos seus clientes. Para atendimento deste requisito, muitos laboratórios realizam a pesquisa de satisfação de clientes.

• Auditorias internas

O planejamento de auditorias internas é de extrema importância, pois muitas vezes dependem de auditores providos externamente. E caso essa tarefa seja executada muito perto do seu prazo de finalização a mesma corre o risco de não ser finalizada devido a agenda dos auditores.

• Análise crítica pela gerência

Além de ser um requisito da ISO 17025 é uma atividade de extrema importância e que envolve a alta direção. Portanto é importante definir a data com antecedência.

Como você pôde perceber, há uma infinidade de atividades que podem e devem ser consideradas no seu planejamento da qualidade. Além disso, muitas das atividades envolvem colaboradores de diversas áreas. Nestes casos é importante que esses colaboradores tenham conhecimento das atividades e dos prazos estabelecidos.

Outro ponto importante sobre este planejamento é que ele não é estático. Ou seja, uma vez definido não significa que não pode ser mudado.  O planejamento da qualidade é dinâmico e deve ser sempre revisitado para acompanhamento e ajuste dos prazos e inclusão de novas atividades se assim for necessário.

Ferramentas que podem auxiliar no planejamento da qualidade

Tão importante quanto o planejamento das atividades da qualidade é o seu monitoramento. De nada adianta definir o que deve ser feito se tais atividades não forem monitoradas quanto a sua execução.

O uso de ferramentas muitas vezes disponibilizadas gratuitamente pode ajudar e muito o gestor da qualidade neste monitoramento.

Veja alguns exemplos:

• Excel

  O uso da clássica planilha no excel no estilo 5W2H é a forma mais simples e muito eficaz de identificar as tarefas e responsáveis.

• Agenda Virtual (google, Microsoft e outras)

A vantagem de utilizar a agenda do google (ou outras) para definir as atividades do planejamento da qualidade é que os responsáveis receberão notificações. Porém podem não ser ferramentas de fácil visualização do planejamento como um todo. Então, nossa dica é mesclar as ferramentas como por exemplo Excel + agenda virtual

• Trello

É um aplicativo de gerenciamento de projeto que utiliza listas e cartões de forma fácil e intuitiva. Esta é uma ferramenta bastante interessante, pois além de ser visualmente fácil de identificar as tarefas também é possível designar os responsáveis e envolvidos na tarefa que receberão notificações.

É uma ferramenta que possui opção gratuita: https://trello.com

• ClickUp

Assim como o Trello, o ClickUp também é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que possui uma versão gratuita.É uma ferramenta bastante personalizável, onde é possível definir as tarefas e responsáveis.

Link: https://app.clickup.com/

• Microsoft Planner

É um aplicativo de planejamento disponível na plataforma Microsoft 365 para assinantes premium, empresariais e educacionais. É uma ferramenta bastante parecida com o Trello com cartões e listas e é voltada para o trabalho em equipe que pode ser usada de várias maneiras. Sua vantagem é para os laboratórios que já utilizam o Microsoft 365.

Existem uma infinidade de ferramentas disponíveis para controle de ações, em sua maioria das vezes são ferramentas bastante intuitivas e de fácil utilização. Nossa dica é: Testar!!

Teste todas as ferramentas disponíveis e veja com qual seu laboratório se adapta melhor, o importante é ter todas as atividades controladas.

Concluindo …

Em conclusão, o planejamento da qualidade emerge como uma prática essencial para laboratórios que buscam atender aos requisitos da ABNT NBR ISO/IEC 17025 de maneira eficiente e consistente. Ao delinear as atividades relacionadas à qualidade, é possível antecipar demandas, alocar recursos de forma estratégica e evitar surpresas ao longo do ano. Embora a norma não imponha a obrigatoriedade de um planejamento formal, sua ausência pode comprometer a conformidade com os requisitos estabelecidos. O conjunto abrangente de atividades, destacadas no planejamento, pode abordar aspectos cruciais como imparcialidade, competência do pessoal, treinamento, calibração de equipamentos, gestão de riscos, entre outros.

A dinâmica natureza do planejamento da qualidade ressalta a necessidade de revisões regulares, ajustes de prazos e a inclusão de novas atividades conforme necessário. Além disso, ferramentas como Excel, agendas virtuais, Trello, ClickUp e Microsoft Planner oferecem suporte valioso no monitoramento e gestão eficaz das atividades, proporcionando uma abordagem integrada para o alcance de padrões elevados de qualidade.

Em resumo, o planejamento da qualidade não apenas auxilia no cumprimento de exigências normativas, mas também fortalece a capacidade do laboratório em assegurar resultados confiáveis e satisfazer as expectativas de seus clientes.

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