Manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade no dia-a-dia porque muitas empresas têm dificuldades?

A Manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) pode apresentar desafios para muitas empresas devido a uma variedade de fatores, Mas porquê?

Principais desafios para a Manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade

Portanto separamos algumas das razões mais comuns:

• Falta de Comprometimento da Gerência: Se a gerência não estiver comprometida com a implementação do SGQ, é mais provável que os funcionários não levem o sistema a sério. O apoio da liderança é crucial para garantir que recursos adequados sejam alocados e que haja uma cultura de qualidade na organização.
• Falta de Conscientização e Treinamento: Muitos funcionários podem não estar cientes da importância do SGQ ou podem não ter recebido treinamento adequado sobre como implementá-lo. A falta de compreensão pode levar à resistência à mudança e à não conformidade com os procedimentos estabelecidos.
• Complexidade Documental: Às vezes, os sistemas de gestão da qualidade podem se tornar excessivamente burocráticos, com uma quantidade excessiva de documentação. Isso pode ser esmagador para os funcionários e dificultar a implementação prática no dia a dia.
• Cultura Organizacional Resistente à Mudança: Se uma empresa tem uma cultura organizacional resistente à mudança, os funcionários podem se opor à implementação de novos processos, incluindo aqueles associados a um SGQ.
• Falta de Integração com Processos Existentes: Às vezes, as empresas tentam implementar um SGQ sem alinhá-lo adequadamente aos processos de negócios existentes. Isso pode levar a uma desconexão entre as práticas cotidianas e as diretrizes do SGQ.
• Falta de Envolvimento dos Funcionários: Os funcionários desempenham um papel crucial na implementação bem-sucedida de um SGQ. Se não estiverem envolvidos no processo desde o início e não sentirem que têm um papel ativo, a resistência pode surgir.

Superar esses desafios requer um comprometimento contínuo da liderança!

6 dias para manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade no dia-a-dia do laboratório

Dessa forma, pensando em ajuda-los com essa questão, separamos 6 dias para manter o seu sistema de gestão da qualidade implementado:

Dica 1: Mantendo a Cultura da Qualidade

A cultura da qualidade, que nada mais é do que uma nova forma de pensar.

Percebemos que após a animação inicial para a acreditação, algumas pessoas voltam a praticar a rotina de atividades da forma antiga e não se dedicam a manutenção dos Sistema de Gestão. Por isso, é tão importante que além do sistema de gestão implantado, com documentos organizados de acordo com os requisitos, o laboratório busque implantar e manter a cultura da qualidade em seu laboratório. Isso pode ser feito através de diálogos diários sobre um assunto da qualidade, reuniões mensais para pensar em oportunidades de melhorias, boletins informativos no mural da qualidade, entre outros. Novos colaboradores devem ser engajados e orientados sobre as boas práticas do sistema da qualidade.

Dica 2: Defina um cronograma da qualidade:

Elabore um cronograma com as atividades que possuem frequência definida ao longo do ano e que não podem deixar de ser realizadas. Dessa forma, esse cronograma irá auxiliar a realizar a tarefa em datas definidas, auxiliando na constância das atividades.

Dica 3: Defina a forma de monitoramento das atividades:

Não basta definir o cronograma e mantê-lo arquivado, você precisa colocá-lo em pratica da forma que melhor se adaptar a sua rotina. Sendo assim, você pode utilizar formas simples e visuais como mural de avisos, que te faça lembrar de realizar as atividades previstas ou pode utilizar de ferramentas modernas como alertas em calendários eletrônicos, lembrete no celular, disparos de e-mails para colaboradores específicos, etc.

Dica 4: Monitore os processos:

Avalie seus indicadores da qualidade e compartilhe os resultados obtidos ao longo do ano. Avalie e defina ajustes necessários para que os objetivos sejam atendidos.

Sempre que possível realize uma análise crítica do seu processo e procure avaliar porque: determinado item não está sendo realizado?

Dica 5: Simplifique os processos e implante melhorias:

Converse com sua equipe e procure entender as dificuldades enfrentadas. Quando os colaboradores participam das melhorias eles costumam ficar mais engajados e motivados para executar as atividades. Sempre que possível simplifique os processos para que a rotina se torne mais atraente.

 Dica 6: Engaje a sua equipe:

Todos sabemos que pessoas desmotivadas produzem menos. Portanto, motive sua equipe, mostre a importância do Sistema de Gestão e o quanto a organização dos processos podem contribuir para o desempenho de todos.

Compartilhe os resultados obtidos, dê visibilidade ao que deu certo e divida com a equipe o que deu errado e precisa de melhoria. Dessa forma, quando as pessoas entendem a importância e o impacto das suas atividades eles tendem a se comprometer e dar mais importância para suas atividades.

Acreditar é essencial, mas ter atitude é o que faz a diferença! Portanto, seja a pessoa de referência para a sua equipe através da qual elas podem se espelhar e dar o seu melhor!

Lembre-se que o bom resultado de uma equipe é fruto do comprometimento de todos os membros!

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