Como estruturar os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade baseado na ISO 17025?

Decidiu implantar o sistema de gestão em seu laboratório e não sabe como é o controle de documentos? Quer ideias de como estruturar os documentos necessários?

Então vem com a gente! Através desse texto vamos esclarecer alguns pontos sobre a estrutura de documentos do sistema de gestão da qualidade e dar algumas dicas para organizar os documentos necessários.

Estrutura, organização e controle de documentos

Existem muitas maneiras de estruturar os documentos do sistema de gestão. Portanto no texto de hoje vamos dar sugestões que utilizamos em nossas consultorias.

Na versão de 2017 ABNT NBR ISO/IEC 17025, por exemplo, o manual da qualidade deixou de ser obrigatório, porém a maioria das empresas preferem manter o manual em seu sistema de gestão como um guia.

Na consultoria da SETTON, orientamos que você organize os documentos da seguinte forma:

• Manual da Qualidade: Documento que descreve o Sistema de Gestão da Qualidade do laboratório, suas atividades, escopo, política e objetivos da qualidade. Fornece as diretrizes para a implementação do Sistema de Gestão da Qualidade. Nele podem ser referenciados os documentos da qualidade que irão atender cada um dos requisitos da ABNT NBR ISO/IEC 17025, servindo assim como guia para localizá-los facilmente.
• Procedimentos: Documentos que estabelecem as diretrizes para realização das atividades de laboratório, atendendo aos requisitos da ABNT NBR ISO/IEC 17025:2017, padronizando a realização das atividades técnicas.
• Instruções de Trabalho: Documento que apresenta o modo de realizar um trabalho, como por exemplo, manuseio de equipamentos.
• Formulários: Documentos utilizados para registro dos dados.
• Documentos externos: Documentos fornecidos externamente, utilizados para o atendimento a ABNT NBR ISO/IEC 17025:2017 (Exemplo: normas técnicas, portarias, manuais de equipamentos, documentos da Cgcre, etc).

Pessoal autorizado deve aprovar os documentos do sistema de gestão quanto à sua adequação antes de emitirem.

Mas afinal, o que são documentos?

Algumas pessoas ainda confundem os conceitos de documentos e registros e os tipos de controles aplicáveis a cada um deles. Por isso vamos esclarecer algumas definições.

Documentos definem como devem ser realizadas as atividades. Os registros, por sua vez, são os dados gerados com as atividades da implementação do sistema de gestão, a aplicação dos procedimentos, a realização das atividades de ensaio/calibração ou amostragem, ou seja, são os resultados gerados nessas atividades por meio de dados e das informações registradas.

Segundo a ABNT NBR ISO/IEC 17025:2017 documentos podem ser declarações de política, procedimentos, especificações, instruções do fabricante, formulários, tabelas, gráficos, livros didáticos, cartazes, avisos, memorandos, desenhos e planos. Eles podem existir em vários meios, impressos e digitais. Os formulários em branco são documentos e os formulários preenchidos são os registros. Portanto, temos que ficar atentos a todos os tipos de documentos, não somente procedimentos e normas.

Controle de Documentos e Registros

A Norma define controles diferentes para documentos e registros. São eles:

• Controle de documentos: Realize o controle de documentos com o objetivo de assegurar a utilização da última versão. Esse controle normalmente é realizado por meio de uma lista mestra que inclui o nome do documento, número, data, número da revisão e para quem foi distribuído caso haja cópia física.
• Controle de registros: Já no controle de registros os protegemos e asseguramos que os localizemos prontamente, garantindo a rastreabilidade de todo o processo. O controle de registros inclui: identificação do registro, o local de armazenamento, proteção contra acesso indevido, cópias de segurança, forma de arquivamento, procedimento de recuperação, tempo de retenção e disposição final.

Agora que ficou claro a diferença entre controles e registros e suas formas de controle vamos a implementação!

Isso porque quando os documentos estão desorganizados nos sentimos perdidos e os pensamentos não fluem de forma eficaz.

Portanto vamos listar abaixo algumas dicas que podem facilitar o dia a dia:

• Defina quais documentos serão armazenados em meio físico e quais estão em meio eletrônico;
• Organize os documentos em pastas identificadas;
• Defina o local aonde as pastas estarão disponíveis e de fácil acesso para as pessoas que precisam consultar os documentos;
• Lembre-se de incluir nas listas mestras de documentos e registros todos os documentos criados;
• Garanta que as revisões atuais estarão disponíveis;
• Estabeleça uma sistemática para que documentos obsoletos sejam corretamente identificados e retirados de uso;
• Defina a sistemática de arquivamento de documentos e organize os documentos periodicamente.
• Compartilhe com a equipe a importância dessa sistemática de organização para que todos contribuam no dia a dia.

Dessa forma ao implementar essas dicas seu sistema de gestão de documentos e ambiente de trabalho ficará muito mais organizado!

Vamos colocar em prática?!

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Até a próxima!